Jak prowadzić kontakty biznesowe z Niemcami?
10 zasad, które pomogą Ci w kontaktach z Niemcami.
- Bądź punktualny.
- Umawiaj wcześniej spotkania.
- Śmiało ściskaj dłoń na powitanie.
- Bądź poważny.
- Szanuj prywatność.
- Ubieraj się odpowiednio.
- Stosuj zasady savoir vivre.
- Dzwoniąc, zawsze się przedstawiaj.
- Pisz wyczerpujące e-maile.
- Nie krzycz, nie okazuj zdenerwowania.
Niemcy to jeden z naszych największych partnerów biznesowych. Bliskość i duże natężenie kontaktów handlowych mogłyby skłonić do konstatacji, że dobrze się znamy i świetnie dogadujemy. Niestety nie do końca tak jest. Granica na Odrze jest także umowną linią rozdzielającą dwa różne pod względem kultury obszary. Oto 10 zasad, które mogą pomóc nawiązywać satysfakcjonujące obie strony kontakty biznesowe.
Jeśli umawiasz się z niemieckim partnerem, nigdy, ale to nigdy się nie spóźniaj. Czas to pieniądz. Punktualność w mniemaniu niemieckiego kontrahenta świadczy o tym, jak będziesz traktował swojego przyszłego partnera i wywiązywał się ze swoich zobowiązań. Jak bowiem możesz dostarczyć towar na czas, gdy nie radzisz sobie z zarządzaniem własnym czasem? Bycie punktualnym oznacza nie tylko brak spóźnienia, ale również pojawienie się dokładnie o czasie. Wcześniejsze przybycie może stanowić kłopot dla osoby przyjmującej (taka osoba może mieć zaplanowany dzień co do minuty i właśnie kończyć poprzednie spotkanie) zatem także nie jest mile widziane. Jeśli coś się zmieniło koniecznie o tym poinformuj.
Niemieccy kontrahenci z natury rzeczy nie są fanami nieprzewidzianych sytuacji. Uważają je za objaw niekompetencji. Rezultatem takiego sposobu myślenia jest potrzeba minimum 2 tygodniowego wyprzedzenia przy umawianiu terminu spotkania. Niemcy planując je, a spotykać się lubią, chcą się do niego przygotować. Należy się spodziewać, że zrobią to bardzo skrupulatnie. Warto zatem samemu także podjąć wyzwanie i dowiedzieć się jak najwięcej o partnerze, jego potrzebach i ograniczeniach.
Niemcy przykładają dużą wagę do powitania i pożegnania. Nie przepadają za spoufalaniem się, poklepywaniem, obejmowaniem. To raczej domena Włochów i Arabów. Z Niemcem należy zachować dystans – jego strefa osobista to jakieś 0,5 m, czyli odległość na wyciągniecie ręki. Obywatele Niemiec wierzą, że o charakterze człowieka świadczy jego uścisk dłoni oraz szczere spojrzenie w trakcie powitania. Miękki, delikatny uścisk końcówką dłoni jest odbierany jako objaw słabości i niesolidności, a brak spoglądania prosto w oczy świadczy o nieuczciwości. Witamy się i żegnamy w ten sam sposób. Tak jak w Polsce, to kobieta wyciąga pierwsza dłoń w stosunku do mężczyzny. Jeśli w towarzystwie spotykamy się z kimś po raz pierwszy, w dobrym tonie będzie przedstawienie nas przez osobę trzecią.
Niemcy biznes traktują bardzo poważnie. Rzadko się uśmiechają, nie stroją sobie żartów, nie rozluźniają atmosfery negocjacji. Miło i przyjemnie może być po podpisaniu umowy lub zrealizowaniu zlecenia. W trakcie spotkania liczy się konkret, merytoryczna wymiana argumentów, dokładnie opisane warunki umowy. Niewielki small talk, jaki może mieć miejsce na początku spotkania, nie jest polem do żartów i wylewności. Raczej do zagadnięcia o pogodę. Dopiero częstsze kontakty, możliwość oswojenia się z drugą osobą, pozwalają nieco mniej formalnie traktować relację i poruszać tematy dotyczące np. hobby. Takie rozmowy można jednak prowadzić przy podawaniu herbaty lub kawy, potem czas spotkania przeznaczony jest na sprawy biznesowe.
Warto zdać sobie sprawę z jednej, niezwykle ważnej sprawy. W Niemczech praca i życie prywatne są osobnymi światami. Z zasady się ich nie łączy. Pytania o życie rodzinne są nie na miejscu, podobnie jak wydzwanianie w sprawach firmowych po godzinach na prywatny nr telefonu. Takie sytuacje są dopuszczalne jedynie, gdy partner z Niemiec wyrazi na to zgodę. Przejawy emocji i uczucia są zarezerwowane dla rodziny i przyjaciół. Praca to powaga i obowiązek, na którym należy się skupić, a więc sprawy domowe pozostawić za sobą.
To jak wyglądamy ma bardzo duże znaczenie. Oczywiście wszystko zależy jaką pracę wykonujemy, ale generalnie liczy się czysty i schludny, dopasowany do okazji wygląd. W kontaktach biznesowych w przypadku mężczyzn nieodzowny jest ciemny garnitur, natomiast w przypadku kobiet: garsonka i biała koszula lub sukienka wizytowa. Ubiór jest oznaką szacunku, powagi i profesjonalnego podejścia do biznesu.
Powaga i profesjonalizm w podejściu do spraw biznesowych oraz ścisłe trzymanie się zasad, planów i ustalonej hierarchii niesie ze sobą także bardzo formalny sposób zachowania w środowisku biznesowym. Przyjęte jest używanie wszelkich tytułów i form grzecznościowych przed imieniem i nazwiskiem, a także formy Sie. Przejście na „ty” jest możliwe dopiero w przypadku nawiązania bliższych kontaktów i ma duże znaczenie.
Niemcy mając do wyboru kontakt bezpośredni, pocztę elektroniczną, firmowy komunikator albo telefon, najchętniej skorzystają z tej pierwszej możliwości a najmniej chętnie z telefonu. Pierwszy kontakt powinien być pisemny. Dalej dobrze jest się spotkać twarzą w twarz, aby móc przekonać do siebie niemieckiego kontrahenta, wzbudzić jego zaufanie. Jeśli załatwiamy jakaś sprawę telefonicznie zawsze, ale to zawsze należy się przedstawić. Podobnie jest, gdy odbieramy telefon z Niemiec.
Korespondencja e-mailowa może być utrapieniem. Ilość wiadomości, konieczność odpisywania, dopytywania, może przyprawić o ból głowy. Niemcy, jako naród praktyczny oczekują, że przesłana wiadomość będzie jasna i wyczerpująca. Należy nie tylko konkretnie przedstawić sprawę, ale także przewidzieć ewentualne pytania i je uprzedzić tak, aby ograniczyć ilość e-maili do minimum. Będzie to postrzegane jako oznaka profesjonalnego podejścia do problemu.
Okazywanie nadmiernych emocji, szczególnie zdenerwowania, w opinii Niemców jest oznaką braku profesjonalizmu. Krzyk jest niedopuszczalny. Cenione są spokój i opanowanie. Warto zatem trzymać nerwy na wodzy, zrobi to dużo lepsze wrażenie.
Położenie Polski na styku kultury zachodniej i wschodniej sprawia, że jesteśmy bardziej elastyczni i mamy większy dystans do zachowań przedstawicieli innych kultur. Daje nam to ogromne możliwości w kontaktach biznesowych z innymi nacjami. Warto wykorzystać taką możliwość i wcześniej zapoznać się ze zwyczajami zagranicznych partnerów. Także Niemców, nawet jeśli wydaje się, że tak bliski sąsiad niewiele się od nas różni.