Nie zapomnij o swoich pieniądzach!

30 września upływa termin składania wniosków o zwrot podatku VAT z krajów Unii Europejskiej za 2013 rok.

Za co zwrot podatku?

Przedsiębiorstwa transportowe mogą zmniejszać koszty utrzymania swojej firmy o zwrot podatku VAT za wydatki związane z prowadzoną działalnością. Najczęściej przewoźnicy korzystają ze zwrotu VATu za paliwo tankowane za granicą, jednak zwrot można uzyskać także w związku z innymi wydatkami, m.in. za:

• zakup środka transportu,
• zakup firmowego wyposażenia,
• opłaty związane z transportem (paliwo, autostrady, naprawy),
• noclegi pracowników,
• opłaty związane z wystawami, targami i konferencjami.

Aby odzyskać podatek VAT należy skorzystać z procedury VAT-REF. I choć procedura ta obowiązuje we wszystkich państwach Unii Europejskiej, to jednak wysokość oraz warunki zwrotu zależne są od przepisów obowiązujących w danym kraju.

Gdzie złożyć wniosek?

Aby złożyć wniosek VAT-REF chociażby we Włoszech, nie trzeba udawać się do tego kraju. Wniosek do zagranicznego urzędu skarbowego składany jest za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego, w którym dany przedsiębiorca rozlicza podatek VAT. Oznacza to, że polski urząd skarbowy sprawdza wniosek pod kątem spełnienia krajowych warunków formalnych, czyli czy wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT . Jeśli polski urząd nie ma zastrzeżeń, to w ciągu 15 dni jest zobowiązany do przekazania wniosku do zagranicznego urzędu skarbowego. Należy pamiętać, że aby złożyć wniosek przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

• być zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT w Polsce,
• dokonywać sprzedaży opodatkowanej lub sprzedaży mieszanej w Polsce,
• nie może posiadać siedziby w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
• nie może być zarejestrowany do celów podatku VAT w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
• poniósł wydatki związane z działalnością gospodarczą, a nie na cele prywatne

Minimalna kwota zwrotu o jaką może wystąpić przedsiębiorca to 50 euro w przypadku, kiedy zwrot dotyczy całego roku i 400 euro, jeśli jest to okres krótszy niż rok (np. kwartał). Wnioski o zwrot VAT można wysłać do Austrii, Belgii, Czechy, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Portugalii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Węgier, Wielkiej Brytanii i Włoch.

Jakie dokumenty do wniosku?

Do VAT-REF należy dołączyć udokumentowanie zakupów, w cenie których płaciliśmy VAT. W związku z tym, najlepiej już podczas wydatków, zadbać o to, by otrzymywać faktury. Są jednak urzędy zagraniczne, którym wystarczy jedynie okazanie paragonów. Rozbieżności wynikają z tego, iż każdy kraj Unii ma własne wymagania dotyczące dokumentów, które mogą stanowić podstawę do zwrotu VATu. I tak paragony można załączyć do wniosku VAT-REF m.in. w Niemczech, Wielkie Brytanii czy Francji. W przypadku takich krajów jak: Włochy, Irlandia czy Hiszpania należy okazać się fakturą za poniesione koszty. Urzędy mogą także wzywać do uzupełnienia wniosku o dokumenty, które wcześniej nie były przez nie wymagane. Niestety czasami trzeba uzbroić się w cierpliwość, nim przejdzie się całą procedurę VAT-REF, gdyż w każdym kraju obowiązują inne wymagania formalne, które dodatkowo bardzo często się zmieniają.

Jak długo czeka się na zwrot?

Załóżmy, że wniosek pomyślnie wraz z wszystkimi dokumentami został złożony do polskiego urzędu skarbowego. Po dotarciu wniosku do zagranicznego urzędu, przedsiębiorca otrzyma z pewnością informację o dacie otrzymania wniosku. Wszystkie istotne kwestie będą przekazywane drogą mailową na adres wskazany we wniosku. Wnioskodawca powinien uzyskać decyzję o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu wniosku w ciągu czterech miesięcy od daty złożenia wniosku. Jak wynika z doświadczenia przewoźników, ostatecznie terminy rozpatrywania wniosków w zależności od państw są bardzo różne ? od kilku tygodni do nawet pół roku. Aby wniosek nie został odrzucony warto pamiętać o tym, by sprawdzić, czy w danym kraju za dany zakup zwracany jest podatek VAT. Jeśli na przykład w Polsce zagraniczny przewoźnik złożyłby wniosek o zwrot VATu za pobyt w polskim hotelu, to jego wniosek zostałby odrzucony, gdyż w naszym nie odlicza się podatku VAT od usług hotelowych.

Jak widać nie uniknie się biurokracji, w przypadku odzyskania VATu z zagranicznych urzędów skarbowych. Nie należy jednak się zniechęcać, a wręcz przeciwnie – dobrze przygotować wniosek i potrzebne dokumenty i cierpliwie czekać na pozytywne rozpatrzenie wniosku. Zastrzyk gotówki w postaci zwrotu podatku VAT z pewnością każdemu przewoźnikowi się przyda.