Jak poprawnie rozliczać delegację kierowcy zawodowego złożoną z podróży krajowej i zagranicznej?

Delegacja kierowcy zawodowego złożona z podróży krajowej i zagranicznej- jak rozliczyć?

Rozliczanie kosztów delegacji może przysparzać trudności, zwłaszcza wówczas, kiedy jej część odbywa się w granicach państwa właściwego dla siedziby pracodawcy, a część poza nimi. Wątpliwości towarzyszą często delegacjom kierowców, zwłaszcza gdy odbierają oni dobowy odpoczynek w swoim aucie. Z pomocą przychodzi rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167), które jednak nie uwzględnia specyfiki branży transportowej. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak poprawnie rozliczyć delegację pracownika (w tym kierowcy).

1.  Krajowy i zagraniczny etap delegacji rozlicza się odrębnie
2.  Ile wynosi dieta w Polsce, a ile za granicą?
3.  Ryczałty za nocleg – komu przysługują i w jakiej wysokości?
4.  Czy dieta należy się również za pobyt w szpitalu?
5.  Pełna stawka diety – nie zawsze i nie dla każdego

1. Krajowy i zagraniczny etap delegacji rozlicza się odrębnie

Jeżeli podróż służbowa składa się z części krajowej i zagranicznej, oba te etapy należy rozliczyć osobno. Czas delegacji zewnątrzpaństwowej – co oczywiste – liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski w drodze do państwa docelowego aż do powrotnego wjazdu na teren RP. W przypadku transportu morskiego momentem formalnego rozpoczęcia podróży zagranicznej jest opuszczenie ostatniego portu w Polsce (i analogicznie wpłynięcie do pierwszego w drodze powrotnej). Podobnie z podróżami lotniczymi – za punkty graniczne uznaje się odpowiednio ostatnie i pierwsze lotnisko w kraju.

2. Ile wynosi dieta w Polsce, a ile za granicą?

W myśl obecnych przepisów dieta za delegację krajową wynosi 30 zł netto dziennie. Za zagraniczną – zgodnie ze stawką obowiązującą w państwie docelowym. Jeżeli więc pracownik jedzie do Wielkiej Brytanii przez Niemcy i Francję, powinien otrzymać 35 £ za każdą pełną dobę (lub niepełną, w której czas spędzony w delegacji zagranicznej wynosił powyżej 8 godzin). Stawek obowiązujących w krajach pośrednich nie bierze się pod uwagę.

3. Ryczałty za nocleg – komu przysługują i w jakiej wysokości?

Nieco bardziej skomplikowanie przedstawia się sprawa ryczałtów za nocleg. W czasie delegacji krajowej pracownik powinien otrzymać go w wysokości 150% diety… chyba że jest kierowcą, który w nocy prowadzi pojazd, a w dzień odsypia. Wówczas żadna zaliczka mu nie przysługuje. Przyczyna tkwi w rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które nie uwzględnia warunków pracy w takich branżach jak transport. Rozporządzenie precyzuje, że aby nocleg podlegał prawu do ryczałtu, musi przypadać pomiędzy godz. 21.00 a 7.00 i trwać minimum 6 godzin. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby firmy transportowe wypłacały kierowcom zaliczki za nocleg z własnej woli, nawet jeśli nocny odpoczynek odbierają oni w dzień. Taka praktyka nie należy wcale do rzadkości. Mowa oczywiście o trasach krajowych, ponieważ kierowcom przebywającym w delegacjach zagranicznych taki ryczałt przysługuje niezależnie od pory odbierania odpoczynku i wynosi 25% limitu opłaty noclegowej przyjętej przez określone państwa. W przypadku przywoływanej wyżej Wielkiej Brytanii kwota tego limitu to 200 £, w związku z czym kierowca otrzymałby ryczałt w wysokości 50 £.

O ryczałtach za nocleg mówimy najczęściej wtedy, kiedy pracownik nie przedstawi rachunku, na podstawie którego pracodawca powinien zwrócić mu koszty zakwaterowania np. w hotelu. Jeżeli posiada taki dokument, to on stanowi podstawę rozliczenia. W przypadku podróży krajowej górny limit zwrotu za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie został ustalony na poziomie dwudziestokrotności stawki diety (czyli obecnie 600 zł za noc). W odniesieniu do delegacji zagranicznych kwestię tę regulują górne kwoty określone osobno dla każdego z państw (np. wspomniane 200 £ dla Wielkiej Brytanii, 49 € dla Niemiec czy 41 € dla Ukrainy).

4. Czy dieta należy się również za pobyt w szpitalu?

Może się zdarzyć, że pracownik zachoruje lub ulegnie wypadkowi w czasie delegacji i konieczna okaże się jego hospitalizacja. Za każdą dobę pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

5. Pełna stawka diety – nie zawsze i nie dla każdego

Na koniec należy wspomnieć, że bazowa kwota diety może zostać pomniejszona. Jest ona bowiem liczona dla pracownika, przebywającego w delegacji pełną dobę bez zagwarantowanego wyżywienia. Warto więc pamiętać, że:

• Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety; w czasie delegacji krajowej w analogicznym przypadku dieta nie należy się w ogóle;
• Kwotę diety podczas delegacji zagranicznej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie stanowi 15% diety, a obiad i kolacja po 30%;
• Kwotę diety podczas delegacji krajowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że obiad stanowi 50% diety, a śniadanie i kolacja po 25%;
• Za każdą niepełną dobę podróży zagranicznej należy się:
• do 8 godzin – 1/3 diety,
• > 8 do 12 godzin –50% diety,
• > 12 godzin – 100%.
• Jeżeli podróż krajowa trwa:
• krócej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
• >8-12 godzin – należy się 50% diety;
• 12-24 godziny – należy się 100%.
• Jeżeli podróż krajowa trwa powyżej jednej doby, dietę za każdą rozpoczętą, ale niepełną dobę liczy się następująco:
• do 8 godzin – 50% diety
• powyżej 8 godzin – 100%.

Źródła:

http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20130000167/O/D20130167.pdf

„Firma Transportowa”, nr 196, luty 2020, s.59-60

https://strefabiznesu.pl/delegacja-krajowa-i-zagraniczna-2020-ile-wynosi-dieta-i-jak-rozliczyc-delegacje-co-sie-nalezy-za-podroz-sluzbowa-23022020-r/ar/c10-14701645