Jak się przygotować do kontroli ITD?

Organy udzielające zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, licencji, zezwolenia lub wydające zaświadczenia o wykonywaniu przewozów na potrzeby własne są uprawnione do kontroli przedsiębiorcy w zakresie spełniania wymogów będących podstawą do wydania tych dokumentów. Kontrola ta przeprowadzana jest co najmniej raz na 5 lat (szczegółowy zakres zadań Inspekcji: Rozdział 9 Ustawy o Transporcie Drogowym)

Po pierwsze: zawiadomienie

Przedsiębiorca musi zostać zawiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli. Zawiadomienie powinno określić minimalny przedział czasowy objęty kontrolą, termin, wykaz dokumentów, które należy przygotować. Inspekcja Transportu Drogowego może kontrolować dokumentację przedsiębiorcy do 12 miesięcy wstecz. Tymi dokumentami mogą być:

– dokumenty rejestrowe takie jak: wypis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, zaświadczenie o nadaniu NIP i Regon,

– wykaz wszystkich zatrudnionych  w przedsiębiorstwie pracowników,

– wykaz zatrudnionych lub wykonujących przewozy w firmie kierowców, kserokopie ich badań lekarskich, orzeczeń psychologicznych, kursów,

– zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, licencja wspólnotowa, wypisy,

– wykaz pojazdów zgłoszonych do licencji oraz wykaz przyczep/naczep wraz z dowodami rejestracyjnymi, ubezpieczeniami OC oraz dokumentami potwierdzającymi prawo do dysponowania pojazdami,

– wykresówki,

– zapisy z tachografów cyfrowych oraz z kart kierowców,

– faktury z okresu objętego kontrolą związane z przewozem drogowym.

Za co najczęściej zostają ukarani przedsiębiorcy

Najczęściej przedsiębiorcy zostają ukarani za nieprawidłowości wykazane na wykresówkach oraz plikach cyfrowych. Przekroczenia norm prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków – to najczęściej popełniane „grzechy”. Do tego dochodzi niewłaściwe użytkowanie tachografu. Na wykresówkach często brakuje podstawowych wpisów ręcznych:

– obrysów dokumentujących pełną aktywność kierowcy w dobie, dojazdów do pojazdu jeśli pojazd nie znajdował się w bazie przedsiębiorstwa ani w miejscu zamieszkania kierowcy,

– podstawowych danych: imienia, nazwiska, nr rejestracyjnego pojazdu.

Niby drobne błędy. Jednak, za każdą niepoprawnie wypełnioną wykresówkę, przedsiębiorca dostanie karę w wysokości od 50 zł do 300 zł! Jeśli zbierze się ich kilkanaście, kara może być spora.

Koniecznym jest udokumentowanie aktywności kierowcy w każdej dobie, dni wolne oraz dni pracy biorąc pod uwagę:

– dane zawarte na wykresówkach,

– w zaświadczeniach o działalności ,

– dane znajdujące się na karcie kierowcy oraz

– dane w dokumentacji personalnej np. we wnioskach urlopowych.

Kontroluj

Przed pojawieniem sie inspektorów ITD niezbędna jest kontrola rewersów wykresówek. Chodzi o to, czy prawidłowo zostały naniesione opisy dotyczące art. 12 Rozporządzenia 561/2006 oraz czy dołączone zostały pliki cyfrowe wydruków z tachografu cyfrowego dokumentujących przyczynę wystąpienia naruszenia opisaną na odwrocie wydruku przez kierowcę.

Działaj

Jeśli nie możesz być obecny w siedzibie firmy w dniu przeprowadzania kontroli, wyznacz pisemnie osobę upoważnioną do reprezentowania lub przesuń termin kontroli (tylko wtedy, gdy masz ważny powód, np. wyjazd służbowy). Możesz również wyrazić zgodę na przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie Inspekcji Transportu Drogowego. Wówczas w przedsiębiorstwie odbędzie się jedynie pobranie dokumentacji podlegającej kontroli.

Pamiętaj! W ciągu kilki dni od rozpoczęcia kontroli możesz donieść lub uzupełnić braki w dokumentacji .